Privacy Statement

1 Algemeen

Enerzjy Koöperaasje Garyp U.A. (hierna: EKG) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de EKG.

2 Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

3 Verwerkt de EKG persoonsgegevens?

Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

  1. Leden van de EKG (NAW-gegevens, e-mailadres, IBAN rekeningnummer en contributiebedrag, ja/nee afnemer Energie VanOns);
  2. Personen die aan hebben gegeven een Quick Scan voor hun woning te willen ontvangen (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer);
  3. Bestuursleden van de EKG (NAW-gegevens, e-mailadres, IBAN rekeningnummer, telefoonnummer en bestuursfunctie);
  4. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (organisatie, naam, e-mailadres en telefoonnummer);
  5. Vrijwillige deelnemers aan de activiteiten van de EKG (naam, e-mailadres en telefoonnummer);
  6. Gegevens via de website: Aanmelding lid of quickscan, aanmelding klant van Energie VanOns.
  7. klanten van Energie vanOns die zich hebben aangemeld via bestuursleden, commissie klant- en ledenwerving of via de website (gegevens gelijk aan ledenadministratie en einde contract).
  8. Personeelsgegevens vallen onder de Arbowet.

4 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De coöperatie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere beheerder aangesteld:

  1. Leden: De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de secretaris en penningmeester van de EKG en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij de secretaris) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op een beveiligde computer bewaard en/of er wordt een back-up veiliggesteld op een USB-stick, die separaat van de computer wordt bewaard op een afgesloten plaats welke alleen bekend is bij de secretaris.De bestuursleden ontvangen op aanvraag een overzicht van de leden. De leden zelf hebben geen inzicht in de gegevens van wie lid is en wie niet.De klant- en ledenwervers krijgen op aanvraag, maar minimaal jaarlijks een nieuw overzicht van de leden van de EKG en hebben toegang tot de via EKG aangemelde lijst van klanten van Energie VanOns. De papieren aanmeldingen zitten in een kast met slot.
  2. Personen die zich aan hebben gemeld voor een Quick Scan.
    De gegevens van personen die zich hebben aangemeld voor een Quick Scan, worden beheerd door de secretaris, projectleider en door de enkele personen binnen de gemeente Tytsjerksteradiel. De bestuursleden hebben, indien nodig voor een overzicht en voor het maken van een planning, inzicht in deze gegevens. De scan-adviseurs krijgen de beschikking over de NAW gegevens en de telefoonnummers en eventueel e-mail adressen. De gegevens staan op een beveiligde computer.
  3. Bestuursleden, contactpersonen, en vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van de EKG. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de secretaris) beveiligde computer met adequate virusbescherming
    De bestuursleden hebben mailadressen en telefoonnummers van elkaar om elkaar te kunnen bereiken. Bestuursleden hebben ook mailadressen en telefoonnummers van de commissie klant- en ledenwerving.De voorzitter en de secretaris hebben gegevens van instanties waarmee wij samenwerken;
  4. Klanten van Energie Van Ons:
    Deze gegevens staan op een beveiligde computer met wachtwoord en adequate virusbescherming.
  5. Website: De website wordt beheerd door de webbeheerder. Relevante gegevens zoals lidmaatschap, worden doorgezet naar de secretaris en penningmeester.

5 Waarvoor verwerkt de EKG deze gegevens?

De persoonsgegevens die de EKG verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. Leden: Deze gegevens worden vastgelegd om de lidmaatschapsgelden te kunnen incasseren en om de ledenadministratie te kunnen beheren;
  2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op het gebied van stichting de Griene Greide, Pilot Proeftuin aardgasloos Garyp, Fûns Sosjale Duorsumens en ander duurzame initiatieven;
  4. Klanten Energie Van Ons: deze gegevens worden vastgelegd voor het controleren van de vergoeding die Energie VanOns verstrekt aan de EKG en voor het kunnen benaderen van potentiële nieuwe klanten.
  5. Personen die een Quick-scan hebben aangevraagd: deze gegevens worden vastgelegd voor het maken van een planning en voor het uitvoeren van de scans en het in contact komen met de juiste huizenbezitters.
  6. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten.

6 Verwerkt de EKG ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. De EKG verwerkt deze gegevens niet.

7 Hoe gaat de EKG met mijn persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de coöperatie of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.

8 Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:

  1. Leden: De ledenadministratie kan worden ingezien door de secretaris en penningmeester van de EKG en door commissieleden klant- en ledenwerving;
  2. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door het bestuur van de EKG;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris en voorzitter van de EKG. Indien het een mail betreft, kunnen alle bestuursleden van de EKG deze inzien;
  4. Klanten Energie van Ons: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de commissieleden klant- en ledenwerving.
  5. Personen die een Quick Scan hebben aangevraagd: Deze gegevens worden aangelegd door de secretaris en ingezien door de projectleider, scanadviseurs en de planners van het project aardgasvrij Garyp
  6. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris en voorzitter van de EKG en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet. Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;

9 Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

10 Welke regels gelden bij de verwerking van persoons-gegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is de EKG gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

11 Kan ik zien welke gegevens de EKG van mij verwerkt?

U kunt een verzoek indienen bij de secretaris of penningmeester van de EKG om deze gegevens in te zien. Deze zijn bereikbaar via info@ekgaryp.nl

13 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?

Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van de EKG, via info@ekgaryp.nl Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14 Wijzigingen

De EKG behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van de EKG te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy statement zelf opslaan of raadplegen via onderstaande knop.

april 2019